ICP Targeting untuk Event: Undang Orang yang Benar-Benar Membeli

Sebagian besar event korporat mengundang siapa pun yang mungkin datang. Ruangan penuh, minuman jadi hangat, dan hampir tidak ada orang di dalamnya yang bisa menandatangani kontrak. Sebulan berikutnya dihabiskan mengejar orang yang sejak awal tidak akan membeli.

Kami melihat pola ini di event B2B Jakarta selama sembilan tahun, dan penyebabnya hampir tidak pernah tim penjualan. Penyebabnya daftar undangan, yang disusun dari siapa yang mudah dihubungi, bukan dari siapa yang penting.

Panduan ini membahas cara mendefinisikan ideal customer profile untuk sebuah event, berapa biaya membangun daftar yang benar-benar sesuai, bagaimana format event dibandingkan menurut kepadatan buyer, dan urutan langkah yang bisa dijalankan tim berisi tiga orang.

Apa arti ICP untuk event, bukan untuk produk

Ideal customer profile adalah deskripsi tertulis tentang perusahaan dan orang yang paling merasakan manfaat dari yang Anda jual dan paling mungkin membelinya. Untuk sebuah event, definisi itu juga harus menjelaskan siapa yang mau hadir.

ICP event yang bisa dipakai punya enam bagian:

• Industri: dua atau tiga sektor yang menghasilkan pelanggan terbaik Anda, bukan semua sektor yang bisa Anda layani.
• Ukuran perusahaan: rentang jumlah karyawan atau pendapatan yang mampu membayar produk Anda.
• Peran: jabatan yang memiliki masalahnya, ditambah jabatan yang menyetujui anggarannya.
• Pemicu: peristiwa atau kondisi yang membuat mereka mencari solusi sekarang.
• Geografi: di Jakarta ini berarti kota dan sering kecamatan, karena direktur di Kuningan akan datang ke roundtable pukul tujuh pagi yang dilewati direktur di Tangerang.
• Disqualifier: segmen yang sengaja Anda kecualikan, walaupun mereka membalas undangan.

Poin terakhir itulah yang biasanya dilewatkan tim, dan justru yang menjaga kualitas ruangan. Kalau ICP Anda tidak punya disqualifier, itu bukan profil, itu daftar keinginan.

Kepadatan buyer per format, dan biayanya

Format menentukan berapa banyak orang ICP yang bisa berada di satu ruangan. Kepadatan, bukan jumlah kepala, adalah angka yang perlu Anda rencanakan.

Roundtable atau jamuan tertutup

Dua belas sampai dua puluh orang, satu topik, satu host. Biaya mendatangkan peserta sekitar Rp 1,5 sampai 4 juta per kursi terkonfirmasi, terutama karena Anda harus menghubungi orang satu per satu dan menindaklanjuti lewat telepon.

Kepadatannya paling tinggi di antara semua format. Hampir semua orang di ruangan bisa membeli atau menghalangi pembelian. Tukarannya, pada 15 kursi satu ketidakhadiran berarti 7 persen audiens Anda, jadi tawarkan 30 sampai 40 persen lebih banyak undangan.

Konferensi khusus undangan

Delapan puluh sampai tiga ratus orang, registrasi tersaring, program dibangun di sekitar satu masalah. Biaya per peserta terkonfirmasi sekitar Rp 1,2 sampai 2,5 juta termasuk venue, konten, dan tindak lanjut.

Kepadatannya sedang. Perkirakan 35 sampai 55 persen peserta cocok dengan ICP Anda walaupun sudah disaring, karena registrasi gratis menarik mahasiswa, vendor, dan kompetitor.

Booth pameran terbuka

Lalu lintas besar dan murah per kontak, sering Rp 150.000 sampai 400.000 per badge. Kepadatannya paling rendah, biasanya di bawah 10 persen yang benar-benar memenuhi kualifikasi, dan tim Anda menghabiskan seharian menyaring.

Pameran bekerja ketika produk Anda butuh volume atau mitra saluran. Pameran jarang bekerja untuk kesepakatan B2B bernilai besar.

Hitungannya sederhana. Enam puluh tamu ICP di rangkaian roundtable biasanya mengalahkan pameran 1.200 orang untuk kontrak Rp 500 juta, dan biayanya lebih kecil.

Tujuh alasan menargetkan ICP alih-alih jumlah kehadiran

1. Tindak lanjut penjualan jadi lebih pendek, karena setiap percakapan punya alasan komersial untuk berlanjut.
2. Konten Anda jadi spesifik. Satu masalah untuk satu peran mengalahkan enam topik untuk enam audiens.
3. Biaya per pertemuan berkualifikasi turun, walaupun biaya per peserta naik.
4. CRM Anda berhenti terisi kontak yang tidak akan pernah ditelepon tim penjualan.
5. Kualitas rujukan membaik. Eksekutif mengundang rekan selevel, bukan kontak acak.
6. Sponsor dan mitra lebih serius ketika daftar tamunya dikurasi.
7. Event menghasilkan angka yang bisa dipertanggungjawabkan ke keuangan: jumlah pertemuan dengan akun target.

Cara menyusun daftarnya, langkah demi langkah

1. Tulis ICP dalam satu paragraf dengan enam bagian, termasuk disqualifier. Minta persetujuan tim penjualan dan country lead sebelum siapa pun membangun daftar.
2. Tarik dua puluh deal menang terakhir dan dua puluh deal kalah terakhir. Cari polanya di industri, ukuran, dan peran. Sebagian besar tim menemukan ICP mereka sebenarnya lebih sempit daripada yang ada di deck.
3. Bangun semesta sebelum daftar. Di Jakarta, semesta realistis untuk satu jabatan spesifik di perusahaan di atas 500 karyawan sering hanya 400 sampai 900 orang. Kalau semesta Anda 60 orang, ICP-nya terlalu sempit atau pasarnya terlalu kecil untuk format itu.
4. Ambil nama dari tiga arah: CRM Anda, kontak mitra dan distributor, serta dataset berbayar atau pengayaan data. Alat data perusahaan Indonesia sekitar Rp 15 sampai 40 juta per tahun untuk satu seat tim, dan akurasi nomor ponsel langsung tidak merata, jadi rencanakan verifikasi.
5. Verifikasi lewat telepon atau WhatsApp sebelum undangan dikirim. Sediakan dua sampai tiga percobaan per orang. Verifikasi adalah pos yang biasanya dipotong, dan itulah alasan tingkat ketidakhadiran menembus 50 persen.
6. Kirim undangan bergelombang. Kirim ke 40 persen daftar lebih dulu, ukur penerimaan, lalu sesuaikan kalimatnya sebelum gelombang kedua.
7. Catat konfirmasi terhadap kriteria ICP di satu lembar. Kalau lebih dari seperempat konfirmasi gagal memenuhi kriteria, kanal pencariannya yang salah, bukan undangannya.

Rencanakan 40 sampai 60 persen kehadiran dari undangan terkonfirmasi untuk event B2B Jakarta, lebih tinggi untuk roundtable dengan tindak lanjut personal.

Cara mengukur kecocokan ICP sejak formulir registrasi

Kecocokan ICP sebaiknya diukur saat orang mendaftar, bukan setelah acara selesai. Lima hal ini cukup untuk memberi skor sederhana pada setiap pendaftar, dan skor itu menentukan siapa yang masuk undangan final.

1. Ukuran perusahaan. Minta rentang jumlah karyawan, bukan angka pasti, karena orang enggan menuliskan angka dan rentang lebih mudah diverifikasi.
2. Jabatan dan fungsi. Dua kolom terpisah, karena "Head of IT" dan "IT Staff" berada di fungsi sama dengan kewenangan sangat berbeda.
3. Anggaran atau kepemilikan proyek. Satu pertanyaan pilihan ganda soal siapa yang memutuskan pembelian di unit mereka menyaring rasa ingin tahu dari kebutuhan nyata.
4. Alasan hadir. Pertanyaan terbuka pendek sering mengungkap vendor dan mahasiswa lebih cepat daripada kolom industri.
5. Sumber undangan. Catat apakah nama datang dari CRM, mitra, atau data berbayar, agar Anda tahu kanal mana yang menghasilkan tamu sesuai ICP.

Beri skor 0 sampai 5 pada kelima kolom, lalu urutkan. Tim yang memakai cara ini biasanya menemukan bahwa satu kanal menyumbang separuh tamu berkualitas, dan kanal lain hanya menambah jumlah tanpa menambah buyer.

Kesalahan yang mengubah ruangan terkurasi menjadi kerumunan

Yang pertama, mencampur jabatan dengan kewenangan. "Head of Procurement" di perusahaan holding bisa tidak punya anggaran, sementara "Manager" di unit operasional justru menandatangani.

Yang kedua, mengundang seluruh CRM karena ekspornya mudah. Begitulah cara Anda mengumpulkan orang yang sudah pernah menolak.

Yang ketiga, membiarkan registrasi tetap terbuka demi mengejar angka. Setiap badge tambahan menurunkan kualitas rata-rata ruangan dan percakapan di dalamnya.

Yang keempat, melewatkan pertanyaan kualifikasi di formulir. Dua kolom, ukuran perusahaan dan jabatan, menyaring sebagian besar gangguan hampir tanpa usaha.

Yang kelima, tidak ada tindak lanjut dalam 48 jam. Minat dari event B2B Jakarta meluruh cepat, dan seminggu kemudian Anda sudah jadi orang asing lagi.

Yang keenam, mengukur keberhasilan dari jumlah kehadiran. Angka yang penting adalah pertemuan dengan akun yang memenuhi ICP.

Siapa yang menjalankan event B2B bertarget di Jakarta

EO Jakarta memproduksi corporate event di Jakarta sejak 2016, termasuk roundtable tertutup, konferensi khusus undangan, dan pertemuan distributor untuk klien multinasional maupun lokal. Kami menangani pencarian daftar tamu, panggilan verifikasi, manajemen RSVP, dan check-in di lokasi, lalu melaporkan tingkat kecocokan ICP ke tim penjualan Anda, bukan hanya jumlah kehadiran.

Pada satu konferensi 180 kursi baru-baru ini, 61 persen tamu terkonfirmasi memenuhi ICP klien setelah verifikasi, dibandingkan basis 30 persen dari registrasi terbuka mereka tahun sebelumnya.

Kalau Anda merencanakan format bersamaan dengan daftarnya, panduan kami soal cara event korporat menghasilkan lead berkualitas di Jakarta membahas mekanika tindak lanjut, dan biaya event organizer di Jakarta menjelaskan pos biaya manajemen tamu.

Pertanyaan yang muncul sebelum setiap brief

Berapa orang yang dibutuhkan agar event B2B Jakarta berhasil? Untuk roundtable, 12 sampai 18 terkonfirmasi dan 8 sampai 12 hadir sudah cukup. Untuk konferensi dengan target pipeline, 120 sampai 200 terkonfirmasi memberi ruangan yang tetap terasa selektif.

Tingkat ketidakhadiran berapa yang perlu diantisipasi? Empat puluh sampai enam puluh persen dari undangan terkonfirmasi, kecuali Anda memverifikasi lewat telepon dan mengirim pengingat 24 jam sebelumnya. Roundtable dengan tindak lanjut personal bisa menahan kehadiran 70 sampai 80 persen.

Bisakah membeli daftar di Indonesia? Bisa, dan biasanya tidak lengkap. Perlakukan data berbayar sebagai titik awal verifikasi, jangan pernah sebagai daftar undangan final.

Berapa lama sebelumnya undangan dikirim? Empat sampai enam minggu untuk konferensi, dua sampai tiga minggu untuk roundtable. Eksekutif Jakarta memesan dua sampai tiga minggu sebelumnya, jadi undangan terlalu awal akan terlupakan.

Apa yang dilaporkan ke keuangan setelah acara? Kehadiran terhadap kriteria ICP, pertemuan dengan akun target, nilai pipeline dalam 30 hari, dan biaya per pertemuan berkualifikasi. Empat jawaban itu menjawab pertanyaan yang tidak pernah dijawab oleh jumlah kehadiran.

Kirim ICP Anda, kami kirim rencananya

Beri kami profil yang ingin Anda hadirkan dan hasil yang Anda butuhkan. Anda akan menerima rekomendasi format, perkiraan ukuran semesta, biaya per tamu terkonfirmasi, dan timeline pencarian dalam dua hari kerja.

Mulai dengan permintaan proposal, atau hubungi kami jika tanggalnya sudah pasti. Kalau Anda masih membandingkan partner, baca dulu cara memilih event organizer korporat di Jakarta.